Trừ những đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn, hàng quý, doanh nghiệp sẽ phải có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, kể cả trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Bên cạnh những “nỗi lo” của kế toán khi báo cáo như hóa đơn điện tử không hợp lệ khi nào? Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cần những hồ sơ gì?,… thì cách xử lý khi không may làm mất hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra cũng được quan tâm. Vậy nếu phát hiện việc mất hóa đơn tại doanh nghiệp thì kế toán cần phải thực hiện công việc nào và mức phạt khi đó là bao nhiêu? Mời bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây để được chia sẻ thông tin giúp kế toán có thể xử lý nếu gặp phải.
1. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra
Cách xử lý khi làm mất hóa đơn GTGT đầu ra: Hóa đơn GTGT đầu ra của doanh nghiệp nếu phát hiện bị mất (kể cả trường hợp chưa lập) thì kế toán phải tiến hành thông báo mất hóa đơn với cơ quan thuế, thời hạn thông báo là 5 ngày kể từ ngày mất. Trường hợp ngày nghỉ rơi vào ngày thứ 5 thì được lùi thời hạn nộp thông báo mất hóa đơn sang ngày làm việc đầu tiên sau ngày nghỉ đó.
Mất hóa đơn GTGT đầu ra bị xử phạt thế nào?
Trường hợp 1: Làm mất liên 2 (liên giao cho khách hàng): Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng.
– Trường hợp DN làm mất hóa đơn đã lập liên 2: người bán và người mua đã lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
– Nếu bên bán tìm được hóa đơn đầu ra liên 2 đã mất trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì không bị phạt tiền.
Trường hợp 2: DN làm mất hóa đơn đầu ra trong khi các liên khác vẫn đang trong thời gian lưu trữ trừ liên giao cho khách hàng: Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng (theo điều 12, nghị định 105/2013/NĐ-CP).
Trường hợp 3: DN làm mất hóa đơn đầu ra lập sai và xóa bỏ: không bị phạt tiền, chỉ bị phạt cảnh cáo.
2. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào
Cách xử lý khi làm mất hóa đơn đầu vào: Các bước xử lý khi làm mất hóa đơn đầu vào bao gồm:
– Kế toán tiến hành lập biên bản mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC gửi cơ quan thuế;
– Đồng thời lập biên bản xác nhận mất hóa đơn nêu rõ thời điểm kê khai, nộp thuế hóa đơn liên 1 của bên bán.
– Photo lại liên 1 hóa đơn, xin ký xác nhận của bên bán.
Mức phạt làm mất hóa đơn đầu vào được quy định tại Điều 3, khoản 4 nghị định 49/2016/NĐ-CP như sau: Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng khi doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu vào.
Trường hợp có biên bản xác nhận mất hóa đơn, người bán đã kê khai, nộp thuế cho hóa đơn bị mất, có đầy đủ hồ sơ chứng minh việc mua bán hàng hóa gồm: hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, phiếu xuất kho, nhập kho… thì bị xử phạt ở mức tối thiểu.
Vì sao cần phải cài đặt phần mềm HTKK mới nhất
Đăng ký dịch vụ Khai thuế điện tử để nộp tờ khai bằng cách nào?
Nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì khi đó doanh nghiệp có thể không bị phạt tiền, chỉ bị xử phạt cảnh cáo.
Trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định phạt, doanh nghiệp tìm lại được hóa đơn đã mất thì không bị phạt tiền.
Trên đây là cách xử lý và mức phạt đối khi xảy ra trường hợp bị mất hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra tại doanh nghiệp. Hy vọng kế toán có thể tham khảo để thực hiện công việc cẩn thận hơn, tránh xảy ra sai sót dẫn đến bị xử phạt.
