Khi lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp chính là yếu tố an toàn – bảo mật. Bởi các dữ liệu hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, chứa các thông tin kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp nên có thể sẽ phải đối mặt với những rủi ro như:
– Sự cố về mất mát dữ liệu: máy tính hỏng, ổ cứng hỏng, virus và mã độc.
– Đích ngắm của các cuộc tấn công có chủ đích của hacker: do trục lợi hoặc phá hoại của các đối thủ cạnh tranh xấu
Việc đảm bảo các yếu tố bảo mật va an toàn dữ liệu của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là rất quan trọng.
Vậy hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo những điều kiện gì?
– Phần mềm hóa đơn điện tử kiến trúc an toàn, bảo mật và hệ thống máy tính cài đặt phần mềm cần được quản trị và vận hành tốt để hạn chế các rủi ro tấn công phá hoại của hacker và mã độc.
– Có các hệ thống sao lưu dữ liệu và dự phòng sẵn sàng hoạt động tốt, tùy theo mức độ yêu cầu về hệ số dự phòng và an toàn do yêu cầu đặc thù và hoạt động của từng doanh nghiệp.
– Tuân thủ các quy định về đảm bảo an toàn bảo mật dữ liệu theo quy định trong lĩnh vực của ngành và hóa đơn điện tử của Cơ quan thuế.
Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán là 10 năm
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử triển khai theo Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định:
– Không có quy định chuẩn định dạng hóa đơn điện tử
– Đối với phần mềm Desktop. Enterprise: Lưu trữ trên máy tính hoặc servers của doanh nghiệp => sao lưu dự phòng tại chỗ hoặc lưu trữ dự phòng trên Internet
– Đối với phần mềm Cloud, Mobile: Lưu trữ tại hạ tầng của tổ chức cung cấp dịch vụ cần cam kết chất lượng dịch vụ và tài khoản truy cập để tải về dữ liệu Hóa đơn điện tử bất kỳ lúc nào.
Việc lưu trữ hóa đơn điện tửu triển khai theo Thông tư 68/2019/TT-BTC:
– Phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp kết nối trực tiếp với TCT hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
– File lưu trữ theo chuẩn XML
>> Sự khác biệt giữa Cisco ISR và bộ định tuyến thông thường là gì?
>> Những điều cần phải biết khi xây nhà biệt thự kiểu Pháp cổ
Dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu trữ tại doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ và TCT.
Trên đây là những điều kiện đối với hệ thống phần mềm hóa đơn và việc lưu trữ hóa đơn điện tử.
