Ngoài quy định về viết tắt thì việc xuất hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo đúng quy định của pháp luật luôn là nội dung được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm hiện nay. Cùng tìm hiểu rõ hơn quy định về xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật trong bài viết dưới đây.
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, khởi tạo và thiết lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ giao hóa đơn cho khách hàng khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa.
Các nội dung và thông tin trên hóa đơn được thiết lập đúng theo quy định.
Cơ quan thuế chỉ chấp nhận xử lý các quy trình xuất hóa đơn điện tử hợp lý, đúng quy định của pháp luật và các cơ quan tài chính.
Chứng từ hóa đơn điện tử phải có chữ ký số, họ tên và đóng dấu trên văn bản.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải lưu ý, nếu trong trường hợp người mua không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày vẫn phải thực hiện lập hóa đơn tổng, xuất hóa đơn.
Chỉ xuất hóa đơn điện tử với các hàng hóa được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ tài chính khi xuất hóa đơn.
Về thời điểm lập hóa đơn điện tử thì đã được quy định rõ ràng, bao gồm:
– Với bán hàng hóa: Ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay sở hữu hàng hóa sang bên mua.
– Với cung ứng dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
– Nếu doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng và bán hàng hóa dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
– Với ngành xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn là ngày nghiệm thu và bàn giao công trình.
– Với xuất khẩu hàng hóa dịch vụ: Ngày lập hóa đơn theo thỏa thuận của người xuất khẩu và nhập khẩu.
Do vậy, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn điện từ này để triển khai thực hiện được tốt nhất, tránh lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt hành chính.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử
Đối với quy trình xuất hóa đơn điện tử, thì quy trình xuất sẽ bao gồm 05 bước như sau:
Bước 1: Thực hiện truy cập phần mềm tạo quyết định, mẫu hóa đơn và thông báo phát hành
Bước 2: Tiến hành lập hóa đơn và ký điện tử
Bước 3: Gửi Email và mã tra cứu hóa đơn cho khách hàng
Bước 4: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót nếu có (xóa bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn)
Bước 5: Cuối kỳ lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, ký điện tử và nộp cho Cơ quan thuế.
>> Trường hợp nào phải hủy hóa đơn giá trị gia tăng?
> Cách xử lý hóa đơn mua của doanh nghiệp ngừng kinh doanh hoặc bỏ trốn
Như vậy, khi chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, về cơ bản sẽ có một số những khác biệt, đặc biệt là những thay đổi trong việc xuất hóa đơn. Do đó, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ để triển khai thực hiện được tốt nhất. Theo ra soát thì vẫn còn một số doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang ngại chuyển đổi bởi sợ sự rắc rối, phiến toái và đặc biệt là tư duy ngại đổi mới. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, các doanh nghiệp sớm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử đã mang lại những hiệu quả vô cùng tích cực trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và nguồn nhân lực.
